Czym jest nota korygująca i kiedy się ją stosuje
Nota korygująca to dokument, który często budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców. Kiedy należy ją wystawić? Jakie elementy musi zawierać? Kto właściwie powinien ją sporządzić? Te pytania pojawiają się regularnie, szczególnie wśród osób rozpoczynających działalność gospodarczą.
W przeciwieństwie do faktury korygującej, nota korygująca ma bardzo konkretne zastosowanie i dotyczy ściśle określonych przypadków. Jej niepoprawne wystawienie lub zastosowanie w niewłaściwej sytuacji może prowadzić do problemów z organami podatkowymi. Przyjrzyjmy się zatem, jak prawidłowo wypełnić i złożyć notę korygującą, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji.
Podstawy prawne dotyczące noty korygującej
Nota korygująca ma swoje umocowanie w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, nabywca towarów i usług ma prawo wystawić notę korygującą w przypadku, gdy otrzymana faktura zawiera pomyłki dotyczące informacji, które nie wpływają na wysokość podatku. Jest to kluczowa różnica w porównaniu do faktury korygującej, która służy do poprawiania błędów wpływających na kwotę podatku.
Warto podkreślić, że to nabywca, a nie sprzedawca, wystawia notę korygującą. Stanowi to istotne odstępstwo od zasady, że dokumenty księgowe związane z transakcją wystawia zwykle sprzedający. Nota korygująca wymaga również akceptacji wystawcy faktury pierwotnej, co potwierdza obustronną zgodę na wprowadzenie poprawek.
Przepisy nie określają konkretnego wzoru noty korygującej, co oznacza, że przedsiębiorcy mają pewną swobodę w zakresie jej formy, pod warunkiem zawarcia wszystkich wymaganych elementów.
Kiedy wystawić notę korygującą (a kiedy nie)
Nota korygująca służy wyłącznie do poprawiania błędów formalnych w fakturze, które nie mają wpływu na wysokość podatku. Typowe sytuacje, w których należy wystawić notę korygującą, to:
- Błędy w danych nabywcy lub sprzedawcy (nazwa, adres, NIP)
- Nieprawidłowa data wystawienia faktury lub data sprzedaży
- Błędy w numerze faktury
- Pomyłki w opisie towaru lub usługi (np. literówki)
- Błędne dane identyfikacyjne pojazdów
Noty korygującej nie wystawiamy, gdy błędy dotyczą:
- Kwoty netto, brutto lub podatku VAT
- Stawki podatku VAT
- Ilości lub ceny towarów/usług
- Udzielonych rabatów
W takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Próba skorygowania tych elementów notą korygującą będzie nieprawidłowa z punktu widzenia przepisów podatkowych i może zostać zakwestionowana podczas kontroli.
Elementy noty korygującej – co musi zawierać poprawny dokument
Mimo że przepisy nie określają konkretnego wzoru noty korygującej, dokument ten musi zawierać określone elementy, aby był uznany za prawidłowy. Zgodnie z art. 106k ust. 3 ustawy o VAT, nota korygująca powinna zawierać:
1. Wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA” lub „NOTA”
2. Numer kolejny noty korygującej
3. Datę wystawienia noty
4. Imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
5. Numery identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy
6. Numer faktury, której dotyczy nota korygująca
7. Wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej
Dodatkowo, na nocie korygującej powinny znaleźć się podpisy wystawcy noty oraz osoby upoważnionej do otrzymania faktury. Bez tych podpisów nota korygująca nie ma mocy prawnej. W przypadku not elektronicznych stosuje się odpowiednie przepisy dotyczące faktur elektronicznych, które umożliwiają zastąpienie podpisu odręcznego podpisem elektronicznym.
Krok po kroku – jak wypełnić notę korygującą
Prawidłowe wypełnienie noty korygującej wymaga dokładności i uwagi. Oto instrukcja krok po kroku:
1. Oznacz dokument jako „NOTA KORYGUJĄCA” w widocznym miejscu, najlepiej w nagłówku.
2. Nadaj nocie kolejny numer – możesz stosować własny system numeracji, ale powinien być on spójny i chronologiczny (np. NK/1/2023, NK/2/2023 itd.).
3. Wpisz datę wystawienia noty korygującej – jest to dzień, w którym faktycznie przygotowujesz dokument.
4. Uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy:
– Pełne nazwy firm lub imiona i nazwiska
– Kompletne adresy
– Numery NIP obu stron
5. Wpisz numer faktury, której dotyczy korekta – podaj pełny numer zgodny z fakturą pierwotną.
6. Określ precyzyjnie, co korygujesz:
– W pierwszej kolumnie wpisz treść błędną (tak jak widnieje na fakturze)
– W drugiej kolumnie wpisz treść prawidłową (jak powinno być)
7. Pozostaw miejsce na podpisy:
– Podpis wystawcy noty (nabywcy)
– Podpis osoby upoważnionej do odbioru faktury (sprzedawcy)
Przykład wypełnienia sekcji z korektą:
Treść błędna: Nazwa firmy: „ABC Sp. z.o.o.”
Treść prawidłowa: Nazwa firmy: „ABC Sp. z o.o.”
Warto zadbać o czytelność dokumentu i wyraźne rozgraniczenie poszczególnych sekcji. Dzięki temu zarówno sprzedawca, jak i ewentualne organy kontrolne łatwo zrozumieją wprowadzone zmiany.
Procedura składania i obiegu dokumentu
Po wypełnieniu noty korygującej należy przeprowadzić odpowiednią procedurę jej obiegu. Proces ten wygląda następująco:
1. Wystawienie noty korygującej przez nabywcę – przygotowanie dokumentu z wszystkimi wymaganymi elementami.
2. Przekazanie noty sprzedawcy – można to zrobić osobiście, pocztą tradycyjną lub elektroniczną (jeśli obie strony wyrażają na to zgodę).
3. Akceptacja noty przez sprzedawcę – wystawca faktury pierwotnej potwierdza zgodność wprowadzonych korekt poprzez złożenie podpisu na nocie.
4. Zwrot podpisanej noty nabywcy – sprzedawca odsyła jeden egzemplarz podpisanej noty korygującej.
5. Dołączenie noty do dokumentacji księgowej – zarówno nabywca, jak i sprzedawca powinni zachować kopie noty korygującej i dołączyć je do oryginalnej faktury w swojej dokumentacji.
Warto pamiętać, że nota korygująca staje się ważna dopiero po jej akceptacji przez sprzedawcę. Bez tego podpisu dokument nie ma mocy prawnej jako dokument korygujący. W praktyce warto przygotować notę korygującą w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron transakcji.
Najczęstsze błędy i problemy przy wystawianiu not korygujących
Wystawianie not korygujących często wiąże się z pewnymi trudnościami i błędami. Oto najczęstsze problemy i sposoby ich uniknięcia:
1. Korygowanie elementów wpływających na kwotę podatku – największy błąd to próba użycia noty korygującej do poprawy cen, stawek VAT czy wartości. W takich przypadkach należy poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej.
2. Brak akceptacji sprzedawcy – nota bez podpisu wystawcy faktury pierwotnej nie jest kompletnym dokumentem. Warto zadbać o uzyskanie tej akceptacji możliwie szybko i przypomnieć sprzedawcy o konieczności odesłania podpisanego egzemplarza.
3. Nieprecyzyjne wskazanie korygowanych elementów – zbyt ogólnikowe określenie błędu może prowadzić do nieporozumień. Należy dokładnie wskazać, co i jak jest korygowane, porównując oryginalną i poprawioną wersję.
4. Korygowanie faktury już skorygowanej – jeśli do faktury była już wystawiona nota korygująca, kolejna powinna odnosić się do aktualnego stanu po poprzedniej korekcie, a nie do pierwotnej wersji dokumentu.
5. Zbyt późne wystawienie noty – chociaż przepisy nie określają terminu na wystawienie noty korygującej, warto zrobić to możliwie szybko po wykryciu błędu, aby uniknąć komplikacji w rozliczeniach podatkowych.
Pamiętaj, że nota korygująca nie zastępuje faktury korygującej. Każdy z tych dokumentów ma swoje zastosowanie i nie można ich używać zamiennie.
Przydatne narzędzia i wzory dokumentów
Aby ułatwić sobie proces wystawiania not korygujących, warto skorzystać z dostępnych narzędzi i gotowych wzorów:
1. Programy do fakturowania – większość nowoczesnych programów księgowych i fakturowych oferuje możliwość wystawiania not korygujących. Zaletą jest automatyczne numerowanie i zapisywanie dokumentów w systemie oraz zgodność z aktualnymi przepisami.
2. Generatory online – istnieją darmowe i płatne serwisy internetowe umożliwiające stworzenie noty korygującej online. Warto wybierać te, które są na bieżąco aktualizowane zgodnie z przepisami i pozwalają na zapisanie dokumentu w różnych formatach.
3. Gotowe wzory w formacie Word lub Excel – można pobrać darmowe szablony not korygujących i dostosować je do własnych potrzeb. Wiele biur rachunkowych udostępnia takie wzory na swoich stronach internetowych.
4. Aplikacje mobilne – dla przedsiębiorców często podróżujących przydatne mogą być aplikacje na smartfony umożliwiające wystawienie noty korygującej z dowolnego miejsca, często z funkcją natychmiastowego wysłania dokumentu do kontrahenta.
Przy wyborze narzędzia warto zwrócić uwagę na możliwość zapisania dokumentu w formacie PDF, co ułatwia jego przesłanie drogą elektroniczną, oraz opcję tworzenia kopii zapasowych dokumentów.
Niezależnie od wybranej metody, zawsze upewnij się, że wystawiona nota korygująca zawiera wszystkie wymagane elementy i jest zgodna z aktualnymi przepisami podatkowymi. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby uniknąć potencjalnych problemów podczas kontroli podatkowej.
Prawidłowo wystawiona i zaakceptowana nota korygująca stanowi ważny element dokumentacji księgowej, potwierdzający dbałość przedsiębiorcy o poprawność formalną prowadzonej dokumentacji. Warto poświęcić czas na jej staranne przygotowanie, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji w przyszłości.