Niezapłacone faktury to problem, który dotyka wielu przedsiębiorców. Gdy kontrahent zwleka z płatnością, a standardowe metody windykacji zawodzą, warto rozważyć zgłoszenie sprawy do urzędu skarbowego. Procedura ta nie tylko może pomóc w odzyskaniu należnego podatku VAT, ale również wywrzeć dodatkową presję na nierzetelnego kontrahenta. W niniejszym artykule przedstawimy krok po kroku, jak prawidłowo zgłosić niezapłaconą fakturę do urzędu skarbowego, jakie dokumenty przygotować oraz jakie są konsekwencje takiego zgłoszenia zarówno dla wierzyciela, jak i dłużnika.
Kiedy można zgłosić niezapłaconą fakturę do urzędu skarbowego?
Zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego jest możliwe w ramach procedury tzw. ulgi na złe długi. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, wierzyciel może skorygować podatek należny, jeśli nie otrzymał zapłaty w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie.
Aby skorzystać z ulgi na złe długi, należy spełnić kilka warunków:
- Dłużnik na dzień poprzedzający złożenie deklaracji podatkowej z korektą musi być czynnym podatnikiem VAT
- Od daty wystawienia faktury nie może upłynąć więcej niż 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona
- Wierzyciel i dłużnik nie mogą być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub w trakcie likwidacji
- Na dzień złożenia deklaracji podatkowej wierzyciel i dłużnik muszą być zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni
Warto podkreślić, że ulga na złe długi to prawo, a nie obowiązek podatnika. Możesz z niej skorzystać, ale nie musisz. Jeśli jednak zdecydujesz się na ten krok, urząd skarbowy automatycznie otrzyma informację o nierzetelnym kontrahencie, co może skutkować podjęciem wobec niego czynności sprawdzających.
Przygotowanie do zgłoszenia niezapłaconej faktury
Przed przystąpieniem do procedury zgłoszenia niezapłaconej faktury, należy odpowiednio się przygotować. Kluczowe jest zgromadzenie wszystkich niezbędnych dokumentów oraz upewnienie się, że upłynął wymagany okres 90 dni od terminu płatności.
Niezbędna dokumentacja
Aby skutecznie zgłosić niezapłaconą fakturę do urzędu skarbowego, przygotuj następujące dokumenty:
- Oryginał niezapłaconej faktury
- Dowody potwierdzające bezskuteczne próby windykacji (np. wezwania do zapłaty, potwierdzenia nadania korespondencji)
- Wyciągi bankowe potwierdzające brak wpłaty
- Umowa z kontrahentem (jeśli była zawarta w formie pisemnej)
- Dokumentacja potwierdzająca wykonanie usługi lub dostawę towaru (protokoły odbioru, potwierdzenia dostawy)
Dodatkowo warto przygotować zestawienie wszystkich faktur, których dotyczy zgłoszenie, z wyszczególnieniem terminów płatności, kwot brutto oraz należnego podatku VAT. Takie zestawienie znacząco ułatwi wypełnienie formularzy korygujących deklarację VAT i przyspieszy cały proces.
Terminy zgłoszenia
Korekty podatku VAT z tytułu niezapłaconej faktury można dokonać najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności. Przykładowo, jeśli termin płatności faktury upłynął 15 stycznia, a standardowy termin płatności wynosił 14 dni, to 90 dni liczymy od 29 stycznia. W takim przypadku korektę można złożyć najwcześniej w deklaracji za kwiecień (składanej do 25 maja).
Pamiętaj, że terminy liczenia 90 dni mogą się różnić w zależności od tego, czy w umowie określono termin płatności, czy też zastosowano ustawowy termin 30-dniowy. Zawsze dokładnie sprawdź, od którego dnia należy liczyć ten okres, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.
Procedura zgłoszenia niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego
Zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego odbywa się poprzez korektę deklaracji podatkowej VAT. Proces ten składa się z kilku etapów, które należy przeprowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Korekta deklaracji podatkowej
Pierwszym krokiem jest złożenie korekty deklaracji VAT za okres, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności. W przypadku rozliczeń miesięcznych będzie to deklaracja VAT-7, a w przypadku rozliczeń kwartalnych – VAT-7K. Do korekty deklaracji należy obowiązkowo dołączyć formularz VAT-ZD, który zawiera szczegółowe informacje o nieściągalnych wierzytelnościach.
W formularzu VAT-ZD należy wskazać:
- Dane identyfikacyjne dłużnika (NIP, nazwa, adres)
- Numer faktury i datę jej wystawienia
- Kwotę wierzytelności wraz z podatkiem VAT
- Kwotę korekty podatku VAT
Po wypełnieniu formularza VAT-ZD, wartość korekty należy przenieść do odpowiedniej pozycji w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. W efekcie zmniejszy to kwotę podatku VAT do zapłaty lub zwiększy kwotę do zwrotu, co pozwoli odzyskać podatek odprowadzony wcześniej od niezapłaconej faktury.
Złożenie zawiadomienia
Oprócz korekty deklaracji podatkowej, warto również złożyć formalne zawiadomienie do urzędu skarbowego właściwego dla dłużnika. Choć nie jest to wymagane prawem, takie zawiadomienie zwiększa szanse na podjęcie działań kontrolnych wobec nierzetelnego kontrahenta.
Zawiadomienie powinno zawierać:
- Dane identyfikacyjne wierzyciela i dłużnika
- Szczegółowy opis sytuacji, w tym informacje o fakturze, terminie płatności i podejmowanych próbach windykacji
- Prośbę o weryfikację rozliczeń podatkowych dłużnika
- Załączniki w postaci kopii faktury, wezwań do zapłaty i innych istotnych dokumentów
Zawiadomienie można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym, wysłać pocztą tradycyjną lub za pośrednictwem platformy ePUAP. W każdym przypadku koniecznie zachowaj potwierdzenie złożenia dokumentu – będzie ono dowodem podjętych przez Ciebie działań.
Konsekwencje zgłoszenia dla wierzyciela i dłużnika
Zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego niesie ze sobą określone konsekwencje zarówno dla wierzyciela, jak i dłużnika. Warto je poznać przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z ulgi na złe długi.
Dla wierzyciela główną korzyścią jest możliwość odzyskania podatku VAT odprowadzonego od niezapłaconej faktury. Jest to szczególnie istotne w przypadku wysokich kwot, gdzie podatek VAT stanowi znaczącą część należności. Dodatkowo, zgłoszenie może wywrzeć skuteczną presję na dłużnika, który będzie musiał liczyć się z kontrolą ze strony urzędu skarbowego.
Z kolei dla dłużnika konsekwencje mogą być poważniejsze. Zgodnie z przepisami, dłużnik ma obowiązek skorygować odliczony wcześniej podatek VAT z faktury, której nie zapłacił w terminie 90 dni. Jeśli tego nie zrobi, naraża się na kontrolę podatkową, która może skutkować nie tylko koniecznością zapłaty zaległego podatku, ale również odsetek za zwłokę i potencjalnej kary administracyjnej.
Warto wiedzieć, że jeśli dłużnik ureguluje należność po tym, jak wierzyciel skorzystał z ulgi na złe długi, wierzyciel będzie zobowiązany do ponownej korekty deklaracji VAT i zapłaty podatku. Podobnie dłużnik będzie mógł ponownie odliczyć podatek VAT po uregulowaniu należności.
Najczęstsze problemy i pytania dotyczące zgłaszania niezapłaconych faktur
W praktyce zgłaszanie niezapłaconych faktur do urzędu skarbowego może budzić wiele wątpliwości. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania:
Czy muszę informować dłużnika o zgłoszeniu faktury do urzędu skarbowego?
Przepisy nie nakładają takiego obowiązku, jednak z punktu widzenia relacji biznesowych może być to wskazane. Informacja o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi często skutecznie motywuje dłużnika do szybszej zapłaty, pozwalając uniknąć dalszych komplikacji.
Co jeśli dłużnik zapłaci część należności?
W przypadku częściowej zapłaty, korektę podatku VAT można zastosować proporcjonalnie do niezapłaconej kwoty. Przykładowo, jeśli dłużnik zapłacił 40% wartości faktury, korektą można objąć pozostałe 60%. Należy to dokładnie wykazać w formularzu VAT-ZD.
Czy mogę skorzystać z ulgi na złe długi, jeśli dłużnik jest w trakcie postępowania upadłościowego?
Nie, ulga na złe długi nie przysługuje, jeśli dłużnik jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub w trakcie likwidacji. W takim przypadku należy rozważyć inne metody odzyskania należności, np. zgłoszenie wierzytelności do masy upadłościowej.
Co z fakturami wystawionymi dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej)?
Ulga na złe długi dotyczy wyłącznie transakcji między podatnikami VAT. W przypadku faktur wystawionych dla konsumentów nie można skorzystać z tej procedury i należy rozważyć inne metody windykacji należności.
Alternatywne sposoby odzyskiwania należności
Zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego to tylko jedna z metod radzenia sobie z nierzetelnym kontrahentem. Przed skorzystaniem z ulgi na złe długi warto rozważyć również inne, często mniej konfrontacyjne sposoby odzyskiwania należności:
Windykacja polubowna – przed podjęciem bardziej radykalnych kroków warto spróbować negocjacji z dłużnikiem. Czasem rozłożenie płatności na raty lub wydłużenie terminu może być korzystne dla obu stron i pozwoli zachować relacje biznesowe na przyszłość.
Windykacja sądowa – w przypadku braku reakcji na wezwania do zapłaty można skierować sprawę na drogę sądową. Postępowanie nakazowe lub upominawcze pozwala stosunkowo szybko uzyskać tytuł wykonawczy, który następnie można przekazać komornikowi.
Współpraca z firmą windykacyjną – profesjonalne firmy windykacyjne dysponują narzędziami i doświadczeniem, które mogą znacząco zwiększyć szanse na odzyskanie należności. Ich zaangażowanie często przynosi efekty, zwłaszcza gdy wewnętrzne próby windykacji zawiodły.
Sprzedaż wierzytelności – w niektórych przypadkach korzystnym rozwiązaniem może być sprzedaż wierzytelności firmie faktoringowej. Choć wiąże się to z utratą części należności (faktor kupuje dług z dyskontem), pozwala szybko odzyskać przynajmniej część środków i zamknąć sprawę.
Zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego to skuteczne narzędzie w walce z nieuczciwymi kontrahentami. Pozwala nie tylko odzyskać odprowadzony wcześniej podatek VAT, ale również wywrzeć presję na dłużnika. Pamiętaj jednak, że procedura ta wymaga spełnienia określonych warunków i terminowego złożenia odpowiednich dokumentów. Przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z ulgi na złe długi warto dokładnie przeanalizować swoją sytuację i w razie wątpliwości skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, który pomoże dobrać najlepsze rozwiązanie do konkretnego przypadku.