Cel: jasne wyjaśnienie, czy należy się dzień wolny na szczepienie i komu dokładnie. Problem w tym, że przepisy są rozproszone, zmieniały się w czasie (zwłaszcza przy COVID-19) i wiele osób bazuje na zasłyszanych opiniach z poprzednich lat. Poniżej zebrane jest aktualne podejście prawa pracy do szczepień, z naciskiem na realne możliwości pracownika i obowiązki pracodawcy. Bez teoretyzowania, tylko to, co faktycznie da się zastosować w firmie.
Czy w polskim prawie jest ustawowy dzień wolny na szczepienie?
Na dziś (stan po pandemii COVID-19) nie ma w Kodeksie pracy ogólnego, automatycznego dnia wolnego na szczepienie ochronne, tak jak jest np. dzień wolny na oddanie krwi dla honorowych dawców.
W czasie pandemii rząd i urzędy wydawały wytyczne, zachęcając pracodawców do udzielania zwolnień na szczepienie przeciw COVID-19. W praktyce wiele firm wprowadzało wewnętrzne regulaminy dające pracownikom płatny dzień wolny lub kilka godzin wolnego. Były to jednak rozwiązania dobrowolne po stronie pracodawcy, a nie powszechny i trwały przywilej zapisany w ustawie.
Najważniejsze: co do zasady, obecnie polskie prawo pracy nie daje pracownikowi automatycznego prawa do płatnego dnia wolnego wyłącznie z tytułu szczepienia (dobrowolnego czy obowiązkowego), chyba że wynika to z przepisów szczególnych lub regulaminu pracodawcy.
To jednak nie znaczy, że pracownik jest bez szans. Jest kilka ścieżek, z których można legalnie skorzystać.
Dzień wolny na szczepienie a pracownik etatowy
W przypadku osoby zatrudnionej na umowę o pracę możliwości zależą od tego, czy mowa o:
- szczepieniu dobrowolnym (np. grypa, COVID-19 po odwołaniu szczególnych regulacji),
- szczepieniu obowiązkowym lub zalecanym w związku z rodzajem pracy.
Szczepienie dobrowolne w standardowej pracy biurowej
Przy typowej pracy biurowej lub magazynowej szczepienie na grypę czy COVID-19 jest traktowane jak prywatna sprawa pracownika. W takiej sytuacji pracodawca nie ma ustawowego obowiązku dawania płatnego dnia wolnego tylko po to, żeby pracownik mógł się zaszczepić.
W praktyce stosuje się wtedy jedno z rozwiązań:
- urlop wypoczynkowy – klasyczny wniosek urlopowy na dzień lub pół dnia,
- urlop na żądanie – jeśli decyzja zapada w ostatniej chwili (do 4 dni w roku w ramach puli urlopowej),
- wyjście prywatne – uregulowane w regulaminie pracy, wyjście w godzinach pracy z późniejszym odpracowaniem,
- elastyczny czas pracy – dla osób z ruchomą godziną rozpoczęcia pracy lub systemem zadaniowym,
- nieobecność usprawiedliwiona niepłatna – w ostateczności pracodawca może ją zaakceptować, ale nie ma obowiązku zachowania wynagrodzenia.
Jeżeli szczepienie organizuje pracodawca w zakładzie pracy (np. kampania szczepień przeciw grypie), praktycznym i często stosowanym rozwiązaniem jest traktowanie czasu szczepienia jako czasu pracy. Przepisy nie nakazują tego wprost, ale takie podejście jest rozsądne: firma sama organizuje akcję, więc przesuniecie grafiku pracy pod ten cel zwykle nie stanowi problemu.
Szczepienia związane z rodzajem pracy i bezpieczeństwem
W niektórych branżach szczepienia nie są już „prywatną sprawą”, tylko jednym z elementów bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Dotyczy to przede wszystkim:
- personelu medycznego i pomocniczego w placówkach ochrony zdrowia,
- pracowników narażonych na kontakt z materiałem zakaźnym,
- osób pracujących w warunkach zwiększonego ryzyka biologicznego.
Tu wchodzą w grę przepisy o badaniach profilaktycznych (art. 229 Kodeksu pracy) i ogólny obowiązek pracodawcy zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Co ważne – jeżeli szczepienie jest częścią profilaktyki medycyny pracy lub wymagane ze względu na specyfikę stanowiska, to:
- odbywa się zwykle w czasie pracy,
- czas poświęcony na takie świadczenia powinien być wliczony do czasu pracy,
- koszty szczepienia i badań ponosi pracodawca, nie pracownik.
Tutaj nie używa się najczęściej pojęcia „dzień wolny”, tylko po prostu traktuje szczepienie jak obowiązkowe badanie profilaktyczne: pracownik jedzie się zaszczepić w godzinach pracy i normalnie otrzymuje wynagrodzenie.
Jak pracodawca może uregulować dzień wolny na szczepienie?
Wielu pracodawców – zwłaszcza w większych firmach – wprowadza dodatkowe przywileje, chociaż nie wymaga tego ustawa. Dzięki temu temat szczepień przestaje być polem do niejasnych ustaleń na korytarzu.
Regulamin pracy i regulamin wynagradzania
Najbardziej przejrzyste rozwiązanie to wpisanie zasad wprost do dokumentów wewnętrznych firmy, np.:
- „Pracownikowi przysługuje płatne zwolnienie od pracy w wymiarze 1 dnia w roku kalendarzowym w celu wykonania szczepienia ochronnego na podstawie zaświadczenia z placówki medycznej.”
- „Pracodawca udziela pracownikowi zwolnienia od pracy na czas niezbędny na dojazd i wykonanie szczepienia, nie dłużej jednak niż X godzin, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.”
Takie postanowienia są całkowicie dopuszczalne, o ile nie pogarszają sytuacji pracownika względem Kodeksu pracy. W praktyce są po prostu benefitem ponadstandardowym, takim jak dodatkowy urlop czy dzień wolny z okazji świąt firmowych.
Jeżeli firma działa w oparciu o układ zbiorowy pracy, zasady mogą być też tam zapisane – wtedy stają się częścią „pakietu socjalnego” wynegocjowanego ze związkami zawodowymi.
Niewiążące „dobre praktyki”
W mniejszych firmach często stosuje się miękkie podejście: szef deklaruje, że „nie robi problemów” ze szczepieniami i uzgadnia z pracownikami indywidualnie formę nieobecności (np. odpracowanie po południu). Takie rozwiązanie jest elastyczne, ale ma jedną wadę: brak spisanych zasad oznacza większe ryzyko konfliktu i zarzut nierównego traktowania („jemu pozwolono, mnie nie”).
Dlatego nawet przy małej skali warto przynajmniej wprowadzić prostą notatkę / zarządzenie określające minimalne standardy: ile godzin, jak zgłaszać, jakie dokumenty.
Dzień wolny na szczepienie przy innych formach zatrudnienia
W przypadku osób pracujących na umowę zlecenia, umowę o dzieło czy w modelu B2B (działalność gospodarcza, kontrakt), przepisy prawa pracy co do zasady nie mają zastosowania. Nie ma tu pojęcia „urlopu” ani „zwolnienia od pracy” w rozumieniu Kodeksu pracy.
Umowa zlecenia i kontrakty B2B
Dla zleceniobiorców oraz osób na kontraktach B2B dzień wolny na szczepienie to po prostu kwestia umowy cywilnoprawnej lub praktyki współpracy. W uproszczeniu:
- jeżeli rozliczenie jest za efekt (np. stała miesięczna kwota za obsługę), godziny pracy są bardziej elastyczne – szczepienie zwykle „mieści się” w grafiku bez formalnych zgód,
- jeżeli rozliczenie jest za godziny – nieprzepracowany czas na szczepienie po prostu nie jest fakturowany / nie wchodzi do ewidencji godzin, chyba że strony umówią się inaczej.
Nie ma tu automatycznego przywileju ustawowego, wszystko zależy od indywidualnych ustaleń. Warto zadbać, żeby nieporozumień nie było – choćby mailowo ustalić, że w danym dniu część godzin będzie niepracująca z powodu szczepienia.
Szczepienie dziecka a dzień wolny dla rodzica
Oddzielny temat to szczepienia ochronne dzieci. Nierzadko rodzic musi wziąć wolne, żeby pojechać z dzieckiem do przychodni. W takim wypadku też nie ma automatycznego „dnia wolnego na szczepienie dziecka” zapisanego w Kodeksie pracy.
Wchodzą w grę głównie dwie opcje:
- urlop wypoczynkowy lub urlop na żądanie – klasyczne wykorzystanie przysługującej puli dni urlopu,
- zwolnienie na opiekę nad chorym dzieckiem – płatne świadczenie z ZUS (zasiłek opiekuńczy), ale tylko wtedy, gdy dziecko jest faktycznie chore, na podstawie zaświadczenia lekarskiego. Rutynowe szczepienie zdrowego dziecka co do zasady nie daje podstaw do takiego zwolnienia.
W praktyce wielu pracodawców dopuszcza wyjścia prywatne z odpracowaniem, co jest najwygodniejszym rozwiązaniem przy krótkich wizytach.
Dokumentowanie i rozliczanie dnia wolnego na szczepienie
Jeżeli pracodawca przyznaje formalnie dzień wolny lub godziny wolne na szczepienie, warto od początku ustalić jak to będzie udokumentowane. Chodzi nie tylko o ewidencję czasu pracy, ale też o ochronę danych osobowych.
- Najczęściej wystarcza zwykły wniosek o udzielenie zwolnienia z krótkim wskazaniem celu (np. „szczepienie ochronne”).
- Żądanie zbyt szczegółowych danych medycznych (rodzaj szczepienia, choroby współistniejące) może naruszać RODO – pracodawca nie ma prawa wnikać w detale zdrowotne ponad to, co konieczne do udzielenia uprawnienia.
- Jeżeli regulamin wymaga potwierdzenia z placówki medycznej, zaświadczenie powinno być możliwie ogólne (np. „zaświadcza się, że X stawił/a się na szczepienie dnia…”).
Po stronie rozliczeń kluczowe jest jasne ustalenie, czy ten czas jest:
- czasem pracy z wynagrodzeniem,
- czasem wolnym bez wynagrodzenia,
- czasem wymagającym odpracowania (wyjście prywatne).
Niedoprecyzowanie tych kwestii kończy się najczęściej sporami o wynagrodzenie lub zarzutami pracy w godzinach nadliczbowych przy odrabianiu „prywatnych” wyjść.
Ryzyka dla pracodawcy i rozsądne podejście
Zostawienie tematu szczepień całkowicie „na żywioł” może obrócić się przeciwko pracodawcy. Z jednej strony – pracownikom zależy na zdrowiu, z drugiej – firma ma obowiązek dbać o bezpieczeństwo zbiorowe w zakładzie pracy.
Brak jakiejkolwiek elastyczności („szczep się po godzinach, nas to nie interesuje”) przy jednoczesnym oczekiwaniu wysokiej frekwencji w pracy w okresach wzmożonych zachorowań jest zwyczajnie nierozsądny. Chorobowe całego zespołu generuje koszt dużo większy niż kilka godzin wolnych na szczepienia.
Najbardziej praktyczny model w wielu firmach: jasna, spisana zasada: kilka godzin płatnego zwolnienia w roku na szczepienia ochronne, z minimalną biurokracją. To kompromis między interesem pracownika i pracodawcy.
Podsumowując: ustawowego, uniwersalnego dnia wolnego na szczepienie w Polsce obecnie nie ma. To, czy i na jakich zasadach pracownik dostanie wolne, zależy od:
- rodzaju zatrudnienia (etat vs zlecenie/B2B),
- specyfiki pracy (czy szczepienie jest elementem BHP),
- wewnętrznych regulaminów i dobrej woli pracodawcy.
Warto znać te ramy prawne, ale równie ważne jest sensowne ułożenie tematu w firmie – tak, żeby ani pracownik nie bał się zaszczepić, ani pracodawca nie tracił kontroli nad czasem pracy.