Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, a jednym z najważniejszych jest prawidłowe prowadzenie księgowości. Kwestia księgowania faktur kosztowych budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z biznesem. Czy każda faktura kosztowa musi zostać zaksięgowana? Jakie konsekwencje grożą za pominięcie tego obowiązku? W tym artykule analizujemy zagadnienie księgowania faktur kosztowych z perspektywy prawnej i praktycznej, aby pomóc Ci uniknąć potencjalnych problemów.
Czym jest faktura kosztowa i dlaczego jest ważna?
Faktura kosztowa (inaczej faktura zakupowa) to dokument księgowy potwierdzający poniesienie przez przedsiębiorcę określonego wydatku związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą. Stanowi ona podstawę do ujęcia kosztu w księgach rachunkowych oraz do odliczenia podatku VAT (jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT).
Prawidłowe księgowanie faktur kosztowych ma kluczowe znaczenie z kilku powodów:
- Umożliwia obniżenie podstawy opodatkowania poprzez zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów
- Pozwala na odliczenie podatku VAT naliczonego
- Zapewnia rzetelność prowadzonej ewidencji księgowej
- Stanowi dowód w przypadku kontroli podatkowej
Warto wiedzieć, że faktury kosztowe są jednym z najczęściej sprawdzanych dokumentów podczas kontroli podatkowych. Ich brak lub nieprawidłowe ujęcie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi.
Czy można pominąć księgowanie faktury kosztowej?
Z formalnego punktu widzenia, każda faktura dokumentująca wydatek związany z prowadzoną działalnością powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych. Przepisy ustawy o rachunkowości oraz ustaw podatkowych nakładają na przedsiębiorców obowiązek rzetelnego prowadzenia ewidencji księgowej, co oznacza konieczność ujmowania wszystkich zdarzeń gospodarczych, w tym zakupów potwierdzonych fakturami.
W praktyce przedsiębiorcy czasami zastanawiają się, czy mogą pominąć księgowanie niektórych faktur kosztowych. Najczęściej rozważają to w następujących sytuacjach:
- Gdy faktura dotyczy wydatku, który nie stanowi kosztu uzyskania przychodu
- Gdy przedsiębiorca zapomniał o fakturze i odnalazł ją po dłuższym czasie
- Gdy wartość faktury jest niewielka i wydaje się, że nie warto zawracać sobie głowy jej księgowaniem
Konsekwencje niezaksięgowania faktury kosztowej
Pominięcie księgowania faktury kosztowej może prowadzić do różnych konsekwencji, zależnych od okoliczności i rodzaju prowadzonej ewidencji księgowej:
Konsekwencje podatkowe
Niezaksięgowanie faktury kosztowej oznacza, że wydatek nie zostanie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, co prowadzi do zawyżenia podstawy opodatkowania i w konsekwencji do zapłaty wyższego podatku dochodowego. W przypadku podatników VAT, brak ujęcia faktury w rejestrze zakupów oznacza utratę możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego.
Jeśli organ podatkowy podczas kontroli stwierdzi, że celowo pomijasz księgowanie faktur kosztowych, może to zostać uznane za próbę zaniżenia zobowiązań podatkowych, co może skutkować nałożeniem kar finansowych, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialnością karno-skarbową.
Konsekwencje księgowe
Nieujęcie faktury kosztowej w księgach rachunkowych prowadzi do zniekształcenia obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Ma to istotne znaczenie przy ubieganiu się o kredyt bankowy, w relacjach z kontrahentami czy inwestorami, którzy analizują sprawozdania finansowe Twojej firmy.
W przypadku podmiotów zobowiązanych do badania sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta, niezaksięgowanie istotnych faktur kosztowych może prowadzić do wydania opinii z zastrzeżeniami lub opinii negatywnej, co podważa wiarygodność finansową firmy.
Pamiętaj, że zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Pominięcie księgowania faktury kosztowej narusza te zasady.
Kiedy można nie księgować faktury zakupu?
Istnieją pewne sytuacje, w których można rozważyć niezaksięgowanie faktury kosztowej, jednak zawsze należy mieć na uwadze potencjalne ryzyko:
Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów
Jeśli faktura dotyczy wydatku, który zgodnie z przepisami podatkowymi nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów (np. zakup alkoholu na firmową imprezę, kary umowne, grzywny), to z perspektywy podatkowej niezaksięgowanie takiej faktury nie wpłynie na wysokość zobowiązania podatkowego. Jednak z perspektywy księgowej, każde zdarzenie gospodarcze powinno być ujęte w księgach, nawet jeśli nie ma wpływu na podatek.
Faktury o niskiej wartości
W przypadku faktur o niewielkiej wartości, niektórzy przedsiębiorcy decydują się na ich pominięcie, uznając, że korzyść podatkowa jest niewspółmierna do wysiłku związanego z ich księgowaniem. Jest to jednak podejście ryzykowne, ponieważ przepisy nie przewidują żadnego progu kwotowego, poniżej którego można byłoby pominąć księgowanie faktury.
Warto zaznaczyć, że w przypadku podatników rozliczających się na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy) oraz prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, istnieje możliwość jednorazowego zaliczenia do kosztów wydatków na nabycie środków trwałych o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł, bez konieczności ich amortyzacji. Nie oznacza to jednak, że można pominąć księgowanie faktury dokumentującej taki zakup.
Jak postępować z opóźnionymi fakturami kosztowymi?
Zdarza się, że otrzymujesz fakturę kosztową z opóźnieniem lub odnajdujesz ją po dłuższym czasie. W takiej sytuacji powinieneś:
W przypadku podatników VAT: Jeśli faktura dotyczy okresu, za który została już złożona deklaracja VAT, możesz dokonać korekty deklaracji za okres, w którym powstało prawo do odliczenia VAT. Alternatywnie, zgodnie z przepisami, możesz odliczyć VAT w jednej z trzech kolejnych deklaracji podatkowych.
W przypadku podatku dochodowego: Koszt powinien być ujęty w okresie, którego dotyczy, co może wymagać korekty zeznania rocznego, jeśli faktura dotyczy poprzedniego roku podatkowego. Jeśli jednak faktura została otrzymana po zamknięciu roku podatkowego, możliwe jest ujęcie kosztu w bieżącym okresie, zgodnie z zasadą memoriałową lub kasową, w zależności od formy opodatkowania.
Pamiętaj, że w przypadku podmiotów prowadzących pełną księgowość, zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe za dany rok obrotowy powinny zostać zamknięte w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Po tym terminie ujęcie faktury kosztowej dotyczącej poprzedniego roku może być problematyczne i wymaga specjalnych procedur księgowych.
Praktyczne zalecenia dla przedsiębiorców
Aby uniknąć problemów związanych z księgowaniem faktur kosztowych, stosuj się do następujących zaleceń:
- Systematycznie gromadź i przekazuj faktury kosztowe do księgowości, najlepiej wprowadź stały harmonogram (np. cotygodniowy)
- Wdróż procedury weryfikacji kompletności dokumentacji księgowej, takie jak okresowe uzgadnianie sald z dostawcami
- Rozważ wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który znacząco ułatwi zarządzanie fakturami i zmniejszy ryzyko ich zagubienia
- W przypadku wątpliwości co do prawidłowego ujęcia faktury, niezwłocznie skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym
- Regularnie monitoruj stan zobowiązań wobec dostawców, aby wychwycić ewentualne braki w dokumentacji
Księgowanie faktur kosztowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą. Pomimo że w niektórych sytuacjach pominięcie księgowania faktury o niewielkiej wartości może wydawać się kuszące, zawsze pamiętaj o potencjalnych konsekwencjach takiego działania. Rzetelne prowadzenie ewidencji księgowej nie tylko minimalizuje ryzyko problemów podczas kontroli podatkowej, ale również zapewnia Ci pełny obraz sytuacji finansowej firmy, co jest niezbędne do podejmowania trafnych decyzji biznesowych i długofalowego rozwoju Twojego przedsiębiorstwa.