Firma może zwiększyć sprzedaż dzięki eksportowi i obniżyć koszty dzięki importowi, a mimo to stracić na obu transakcjach. Dzieje się tak wtedy, gdy kalkulacja obejmuje cenę towaru, ale pomija transport, podatki, kurs waluty i czas oczekiwania na zapłatę. Różnica między eksportem a importem dotyczy nie tylko kierunku przepływu towarów, lecz także obowiązków i ryzyka firmy. Dodatkowo potoczne znaczenie tych pojęć nie zawsze pokrywa się z ich rozumieniem podatkowym. Przed pierwszym zamówieniem warto więc ustalić, co faktycznie jest przedmiotem transakcji, skąd i dokąd trafia oraz kto odpowiada za poszczególne etapy dostawy.
Eksport a import – na czym polega podstawowa różnica?
Eksport w szerokim znaczeniu oznacza sprzedaż towarów lub usług za granicę. Import to ich zakup z zagranicy. Ta sama dostawa jest więc eksportem dla sprzedawcy i importem dla nabywcy, jeśli używa się tych określeń w znaczeniu gospodarczym.
Firma produkująca meble i sprzedająca je zagranicznemu odbiorcy rozwija eksport. Jeśli sprowadza z zagranicy okucia potrzebne do produkcji, zajmuje się również importem. Te działania nie wykluczają się – często tworzą jeden model biznesowy, w którym zagraniczne zakupy umożliwiają późniejszą sprzedaż gotowych wyrobów.
Trzeba jednak uważać na uproszczenia. W polskich rozliczeniach podatkowych obrót towarami z innymi krajami Unii Europejskiej jest co do zasady rozróżniany od handlu z państwami spoza niej. Sam zagraniczny adres na fakturze nie wystarcza do ustalenia rodzaju transakcji. Znaczenie ma również rzeczywisty ruch towaru.
Zagraniczny kontrahent nie oznacza automatycznie eksportu lub importu w rozumieniu podatkowym. Najpierw należy ustalić przebieg dostawy, a dopiero potem sposób jej rozliczenia.
Co eksport i import dają firmie?
Eksport pozwala dotrzeć do odbiorców poza rynkiem krajowym. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy lokalny popyt jest ograniczony, produkt trafia do wąskiej grupy klientów albo zakład dysponuje niewykorzystanymi mocami produkcyjnymi. Większa liczba zamówień może obniżyć koszt jednostkowy produkcji, ale tylko do momentu, w którym nie pojawią się dodatkowe koszty rozbudowy, zatrudnienia czy pracy zmianowej.
Import daje dostęp do surowców, części, maszyn i gotowych produktów, których brakuje na miejscu lub które zagraniczny dostawca oferuje na korzystniejszych warunkach. Nie zawsze chodzi o najniższą cenę. Powodem zakupu może być powtarzalna jakość, konkretna technologia albo krótszy termin dostawy.
Oba kierunki handlu pomagają też ograniczać zależność od jednego rynku. Nie należy jednak mylić dywersyfikacji z mnożeniem kontrahentów. Kilku dostawców korzystających z tej samej fabryki lub trasy transportowej może być narażonych na dokładnie te same zakłócenia.
Podatki i odprawa: dlaczego kierunek dostawy ma znaczenie?
Obrót towarami wewnątrz wspólnego rynku i poza nim
Przy typowej sprzedaży towarów między firmami z różnych państw członkowskich występują wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, jeżeli spełnione są odpowiednie warunki. Zwykły przepływ towarów mających status unijny nie wiąże się z odprawą celną taką jak przy przywozie z państwa trzeciego. Nadal pozostają jednak obowiązki podatkowe, dokumentacyjne, a czasem również statystyczne.
Przy sprowadzaniu towaru spoza wspólnego obszaru celnego trzeba ustalić jego klasyfikację taryfową, pochodzenie i wartość celną. Od tych elementów zależą należności oraz ewentualne ograniczenia. Kraj wysyłki nie musi być krajem pochodzenia, a cena z faktury nie zawsze jest pełną podstawą naliczenia należności.
W eksporcie towarów zastosowanie stawki VAT 0% zależy od spełnienia warunków, w tym posiadania wymaganego potwierdzenia wywozu. Sama faktura wystawiona zagranicznemu klientowi nie załatwia sprawy. Brak właściwego dokumentu może oznaczać konieczność innego rozliczenia, a później korekty.
Usługi wymagają osobnej analizy. O sposobie ich opodatkowania decydują między innymi rodzaj świadczenia, status nabywcy i reguły ustalania miejsca opodatkowania. Nie należy automatycznie przenosić zasad dotyczących towarów na usługi świadczone zdalnie dla zagranicznego klienta.
Jak policzyć rzeczywisty koszt transakcji?
Porównywanie wyłącznie cen zakupu prowadzi do błędnych decyzji. Tańszy produkt może okazać się droższy po doliczeniu przewozu, odprawy, kontroli jakości i magazynowania. W eksporcie podobnie działa atrakcyjna cena sprzedaży: niewiele mówi o zarobku, dopóki nie zostaną odjęte wszystkie koszty obsługi zamówienia.
W kalkulacji warto uwzględnić:
- towar i przygotowanie dostawy – opakowania, oznaczenia, badania oraz dokumentację;
- logistykę – transport, przeładunki, ubezpieczenie i magazynowanie;
- należności i obsługę formalną – cło, usługi przedstawiciela celnego oraz podatki niepodlegające odliczeniu;
- finansowanie – zaliczki, odroczone płatności, przewalutowanie i zamrożenie środków;
- koszty posprzedażowe – reklamacje, zwroty, naprawy i ponowną wysyłkę.
Podatek podlegający odliczeniu nie musi być ostatecznym kosztem firmy, ale może obciążać jej płynność finansową. To ważne rozróżnienie: rentowna dostawa również może spowodować brak pieniędzy na bieżące zobowiązania, jeśli zapłata od klienta nadejdzie znacznie później niż termin płatności dostawcy.
Kto odpowiada za transport, uszkodzenia i zapłatę?
Warunki dostawy nie zastępują dobrej umowy
Przed wysyłką należy ustalić, kto zamawia przewóz, pokrywa jego koszt, organizuje odprawę i ponosi ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia towaru. Te obowiązki nie zawsze przechodzą na drugą stronę w tym samym momencie. Opłacenie transportu przez sprzedawcę nie musi oznaczać, że odpowiada on za towar aż do rozładunku.
W handlu międzynarodowym stosuje się reguły Incoterms, które porządkują podział wybranych obowiązków, kosztów i ryzyka. W umowie należy wskazać konkretną regułę, dokładne miejsce oraz wybraną wersję reguł. Ogólny zapis „transport po stronie sprzedawcy” pozostawia zbyt dużo miejsca na spór.
Reguły dostawy nie ustalają jednak wszystkiego. Osobno trzeba określić termin płatności, moment przejścia własności, wymagania jakościowe, procedurę reklamacyjną oraz prawo właściwe dla umowy. Warto także sprawdzić zakres ubezpieczenia: polisa nie musi obejmować każdego rodzaju szkody ani pełnej wartości ładunku.
Przy nowym kontrahencie rozsądniejsze bywa mniejsze zamówienie próbne niż duży rabat za wysoki wolumen. Pozwala sprawdzić jakość, terminowość i sposób rozwiązywania problemów. Weryfikacja powinna obejmować także dane rejestrowe, umocowanie osoby podpisującej umowę oraz potwierdzenie rachunku do płatności, szczególnie po niespodziewanej zmianie danych bankowych.
Dobra cena nie rekompensuje niejasnej odpowiedzialności. Spór o to, kto ma zapłacić za uszkodzony ładunek, potrafi pochłonąć marżę z kilku kolejnych dostaw.
Co sprawdzić przed pierwszą transakcją?
Przed przyjęciem zamówienia lub wpłatą zaliczki trzeba potwierdzić, czy produkt można legalnie wprowadzić na rynek docelowy. Mogą być potrzebne określone oznaczenia, instrukcje w odpowiednim języku, badania albo zezwolenia. Należy też sprawdzić ograniczenia handlowe dotyczące towaru, odbiorcy i kraju przeznaczenia.
Importer nie zawsze jest wyłącznie pośrednikiem. W zależności od produktu i modelu sprzedaży może odpowiadać za zgodność towaru z wymaganiami rynku. Zapewnienie dostawcy, że „wszystkie certyfikaty są”, nie zastępuje weryfikacji dokumentów i ich związku z konkretnym wyrobem.
Decyzja o eksporcie lub imporcie powinna opierać się na trzech ustaleniach: rzeczywistej marży, zapotrzebowaniu na gotówkę i podziale odpowiedzialności. Jeśli któregoś z nich brakuje, firma nie zna jeszcze warunków transakcji – zna jedynie cenę z oferty.