Wypis aktu leży w szufladzie, a nagle prosi o niego bank, pośrednik, sąsiad albo ktoś z rodziny, i nie wiadomo, komu wolno go pokazać. Tajemnica notarialna wiąże notariusza, nie osobę, która ma wypis w ręku, więc granice wyznacza głównie ochrona danych i zdrowy rozsądek. Inaczej wygląda to w kancelarii, gdzie notariusz wydaje dokumenty tylko wąskiemu kręgowi osób. Poniżej wyjaśnienie, kto ma do aktu dostęp, kto go nie ma i jak nie narobić sobie kłopotów.
Tajemnica notarialna – kogo naprawdę wiąże
Prawo o notariacie nakłada na notariusza obowiązek zachowania w tajemnicy wszystkiego, czego dowiedział się w związku z czynnościami notarialnymi. Obowiązek ten nie wygasa z końcem sprawy, a sąd może od niego zwolnić tylko w wyjątkowych sytuacjach. Dlatego telefon do kancelarii z pytaniem „co jest w akcie sąsiada” kończy się grzeczną odmową.
Strona czynności, która dostała swój wypis, jest w innej sytuacji. Dokument jest jej własnością, a żaden przepis nie zakazuje jej pokazywać go innym. Ograniczają ją tylko względy praktyczne: dane innych osób, bezpieczeństwo i to, co sama ustaliła w umowie, na przykład klauzula poufności.
Akt notarialny nie jest dokumentem publicznym w sensie „dostępnym dla każdego”. Oryginał zostaje w kancelarii, a wypisy dostają wyłącznie uprawnione osoby.
Kto może dostać wypis od notariusza
Notariusz wydaje wypisy (oficjalne kopie z jego podpisem i pieczęcią) przede wszystkim stronom czynności. Krąg uprawnionych jest jednak nieco szerszy:
- strony aktu, czyli kupujący, sprzedający, darczyńca, obdarowany, małżonkowie przy intercyzie;
- ich pełnomocnicy, jeśli pełnomocnictwo obejmuje taką czynność;
- następcy prawni stron, np. spadkobiercy, po wykazaniu, że nimi są;
- osoby, na rzecz których akt wywołuje skutki prawne, jeśli wynika to z jego treści;
- sądy i inne organy państwowe, gdy przepis tak stanowi.
Każda inna osoba potrzebuje zgody wszystkich stron albo rozstrzygnięcia sądu. Wypisów można zamówić kilka, więc nie warto pożyczać jedynego egzemplarza komuś, kto może go nie oddać. Opłata za wypis jest liczona od strony i wynika z rozporządzenia, więc dodatkowe kopie nie są dużym wydatkiem.
Własny wypis – komu można go pokazać
Instytucje i firmy
Bank rozpatrujący kredyt hipoteczny zazwyczaj chce zobaczyć akt zakupu nieruchomości albo jej wycenę. To standard i nie ma tu żadnego ryzyka. Podobnie rzeczoznawca majątkowy, który wycenia mieszkanie, oraz urząd, w którym potwierdza się tytuł prawny do lokalu, np. przy dodatku mieszkaniowym czy zameldowaniu.
Pośrednik w obrocie nieruchomościami dostaje wypis, kiedy sprawdza stan prawny przed sprzedażą. Zwykle wystarczy mu numer księgi wieczystej, ale akt bywa potrzebny przy sprawach spadkowych albo gdy w księdze są rozbieżności. Można wtedy zasłonić dane, które nie są mu do niczego potrzebne.
Przy podpisywaniu umowy z firmą warto zapytać, czy rzeczywiście potrzebny jest cały dokument. Często wystarczy wyciąg albo skan z zaczernionymi danymi, a wyciąg obejmujący tylko wybrane postanowienia można zamówić u notariusza.
Osoby prywatne
Rodzina, partner, kupujący albo współwłaściciel mogą zobaczyć akt, jeśli właściciel się na to zgodzi. Prawnie jest to dopuszczalne, ale w akcie znajdują się PESEL-e, adresy i dane drugiej strony transakcji. Pokazując akt, którego stroną jest też ktoś inny, warto uprzedzić tę osobę lub zasłonić jej dane.
Potencjalny kupujący zwykle chce sprawdzić, na jakiej podstawie sprzedający jest właścicielem. Rozsądniej wskazać mu numer księgi wieczystej i pokazać tylko te fragmenty aktu, które dotyczą nabycia, niż oddawać mu cały dokument do domu.
Akt nie powinien trafiać do ogłoszeń, na fora ani do mediów społecznościowych. Zdjęcie z numerami PESEL i adresami wystarczy, żeby ktoś wykorzystał dane przy próbie wyłudzenia.
Kiedy dostęp mają organy i osoby trzecie
Organy państwowe z mocy prawa
Sąd, prokuratura i organy podatkowe mogą żądać aktu w ramach swoich postępowań, a notariusz nie może im odmówić. Część dokumentów trafia do nich automatycznie: notariusz przesyła wypis do urzędu skarbowego przy czynnościach objętych podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Wniosek o wpis do księgi wieczystej również składa zwykle sam notariusz.
Skutek jest taki, że akt trafia do zbioru dokumentów księgi wieczystej. Zasady wglądu w ten zbiór określają przepisy o księgach wieczystych i hipotece, a w praktyce sąd może pytać o interes prawny wnioskodawcy. Przed wizytą w wydziale ksiąg wieczystych warto sprawdzić, jakie wymogi stosuje dany sąd.
Osoba trzecia bez zgody stron
Ktoś, kto nie jest stroną aktu, ale ma w nim uzasadniony interes, może wystąpić o dostęp. Przykładem jest wierzyciel sprawdzający, czy dłużnik nie wyzbył się majątku, albo współwłaściciel, który kwestionuje czyjąś darowiznę. Notariusz bez zgody stron wydaje wypis dopiero po zwolnieniu z tajemnicy przez sąd.
Droga jest więc formalna: wniosek do sądu z uzasadnieniem, po nim postanowienie, a dopiero potem kancelaria. Zwykła ciekawość albo spór rodzinny bez uzasadnionego interesu prawnego nie wystarczą.
Testament notarialny – osobna zasada
Za życia testatora treść testamentu notarialnego zna tylko on sam. Wypis dostaje wyłącznie testator, nawet jeśli małżonek lub dzieci pytają o jego treść. Notariusz nie może im niczego ujawnić, a pytanie „czy testament istnieje” też uznaje się za objęte tajemnicą.
Po śmierci sytuacja się zmienia. Wypis może uzyskać osoba mająca interes w sprawie, zwykle po okazaniu aktu zgonu, a testament i tak jest później ujawniany w postępowaniu spadkowym. Informację o istnieniu testamentu można też sprawdzić w rejestrze testamentów prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną.
Jak pokazywać akt bezpiecznie
Zanim akt trafi do kogoś spoza kręgu stron, warto przejść przez krótką listę:
- Ustalić, czy odbiorca potrzebuje całego dokumentu, czy wystarczy fragment albo wyciąg.
- Zasłonić PESEL, numer dowodu i adresy osób, które nie wyraziły zgody.
- Przekazać kopię z dopiskiem, do czego służy, np. „do wglądu w sprawie kredytu w banku X”.
- Nie wysyłać zdjęcia komunikatorem bez potrzeby i nie zostawiać go w wiadomościach.
- Oryginalny wypis oddawać tylko urzędom, które faktycznie go wymagają, a potem pilnować jego zwrotu.
Najczęstsze pomyłki
Często zakłada się, że skoro akt jest „urzędowy”, każdy ma prawo go zobaczyć. Tak nie jest, bo notariusz wydaje go tylko wąskiemu kręgowi osób. Równie częste jest przekonanie, że posiadacz wypisu nie może go nikomu pokazać. To też błąd, bo ograniczenia wynikają z ochrony danych osobowych, a nie z samej tajemnicy notarialnej.
Dla spokoju warto trzymać wypis z dokumentami domowymi, a komuś trzeciemu pokazywać skan z zasłoniętymi danymi, które nie mają znaczenia dla sprawy. Gdy ktoś bez żadnego uprawnienia naciska na udostępnienie aktu, wystarczy odesłać go do notariusza albo do sądu.