Nie trzeba wystawiać faktury w dniu sprzedaży, ale nie zawsze można czekać z nią do połowy kolejnego miesiąca. Podstawowy termin to 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi. Przy zaliczkach, usługach budowlanych czy najmie obowiązują jednak zasady, które trzeba sprawdzić osobno. Znaczenie ma również to, czy dokument wystawiany jest obowiązkowo, czy dopiero na żądanie kupującego. Poniżej wyjaśniono, od jakiej daty liczyć termin, kiedy działają wyjątki i co zrobić, jeśli faktura nie została wystawiona na czas.
Podstawowy termin wystawienia faktury – do 15. dnia następnego miesiąca
Od jakiego zdarzenia liczy się termin?
Przy zwykłej sprzedaży towarów i usług punktem wyjścia jest data dokonania dostawy lub wykonania usługi. Nie data podpisania umowy, wysłania zamówienia ani ustalony termin płatności. Jeżeli dostawa nastąpiła w kwietniu, fakturę należy co do zasady wystawić najpóźniej 15 maja. Można zrobić to wcześniej, także w dniu sprzedaży.
Przy towarach trzeba prawidłowo ustalić moment dostawy. Nie zawsze będzie nim dzień fizycznego dotarcia przesyłki do kupującego – znaczenie mają warunki transakcji oraz moment przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. Przy usługach istotne jest ich rzeczywiste wykonanie, a nie samo zakończenie obiegu dokumentów.
Protokół odbioru może pomagać w ustaleniu daty wykonania usługi, ale nie powinien automatycznie przesuwać jej na dogodniejszy miesiąc. Przy niektórych świadczeniach formalny odbiór ma znaczenie ze względu na charakter umowy. Dlatego daty nie należy ustalać wyłącznie na podstawie tego, kiedy kontrahent znalazł czas na podpis.
Warto też oddzielić termin wystawienia faktury od terminu zapłaty. Uzgodnienie, że klient zapłaci po kilku tygodniach, nie daje dodatkowego czasu na wystawienie dokumentu. Brak zapłaty również nie zwalnia z tego obowiązku.
Faktura wystawiona w następnym miesiącu nie musi oznaczać sprzedaży rozliczanej w następnym miesiącu. Data dokumentu i moment powstania obowiązku podatkowego to dwie odrębne kwestie.
Faktura zaliczkowa: kiedy trzeba ją wystawić?
Wpłata przed sprzedażą i rozliczenie końcowe
Jeżeli przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano zaliczkę, przedpłatę albo zadatek, co do zasady trzeba wystawić fakturę dokumentującą otrzymaną kwotę. Termin upływa 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania pieniędzy. Dotyczy to sytuacji, w których wpłata podlega obowiązkowi udokumentowania fakturą.
Nie każda wpłata przed realizacją zamówienia oznacza jednak konieczność przygotowania oddzielnej faktury zaliczkowej. Jeżeli pieniądze otrzymano w tym samym miesiącu, w którym nastąpiła dostawa lub wykonano usługę, przepisy pozwalają co do zasady zrezygnować z osobnego dokumentowania zaliczki. Wystawia się wtedy fakturę obejmującą sprzedaż. Od tej możliwości istnieją wyjątki dotyczące określonych transakcji.
Jeżeli wcześniejsze faktury zaliczkowe nie obejmują całej należności, po wykonaniu świadczenia wystawia się fakturę końcową. Trzeba w niej uwzględnić rozliczone wcześniej zaliczki, aby nie wykazać ponownie tego samego podatku. Gdy faktury zaliczkowe pokrywają całą cenę, co do zasady nie wystawia się kolejnej faktury końcowej.
Inaczej należy traktować kaucję, która rzeczywiście ma charakter zwrotny i zabezpieczający. Samo jej otrzymanie nie musi oznaczać otrzymania zaliczki. Decydują warunki rozliczenia pieniędzy, a nie nazwa przelewu wpisana przez klienta.
Wyjątki: budownictwo, książki, media i najem
Zasada wystawiania faktury do połowy kolejnego miesiąca nie obejmuje wszystkich transakcji. W niektórych branżach termin liczy się w dniach od wykonania świadczenia, a w innych wiąże się go z terminem płatności.
- Usługi budowlane i budowlano-montażowe – w przypadkach objętych szczególnym obowiązkiem fakturowania dokument wystawia się najpóźniej 30. dnia od wykonania usługi.
- Dostawa określonych książek drukowanych, gazet, czasopism i magazynów – zasadniczo do 60. dnia od wydania towarów. Przy umowach przewidujących rozliczanie zwrotów wydawnictw występuje odrębny termin.
- Drukowanie określonych książek, gazet, czasopism i magazynów – zasadniczo do 90. dnia od wykonania czynności, z ustawowymi wyłączeniami.
- Między innymi najem, dzierżawa, leasing, usługi telekomunikacyjne oraz określone dostawy mediów – fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności.
Tych wyjątków nie należy stosować wyłącznie na podstawie nazwy działalności. Firma budowlana może sprzedawać również towary, a wydawnictwo świadczyć usługi niezwiązane z drukiem. Za każdym razem znaczenie ma konkretna czynność, a przy części zasad także status nabywcy.
Przy usługach rozliczanych okresowo trzeba dodatkowo sprawdzić okresy rozliczeniowe zapisane w umowie. Miesięczny abonament nie jest automatycznie tym samym co jednorazowa usługa opłacana w ratach.
Faktura na żądanie klienta – inne zasady liczenia terminu
Przy sprzedaży na rzecz konsumentów faktura nie zawsze jest obowiązkowa od razu. Podobnie przy wielu transakcjach zwolnionych z VAT obowiązek jej wystawienia pojawia się dopiero po zgłoszeniu żądania przez nabywcę. Trzeba przy tym uwzględnić ustawowe wyjątki.
Co do zasady kupujący może skutecznie zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty. Nie chodzi więc o trzy miesiące liczone bezpośrednio od dnia zakupów.
Termin wystawienia zależy od momentu zgłoszenia żądania:
- jeżeli żądanie wpłynęło do końca miesiąca sprzedaży lub otrzymania zapłaty – fakturę wystawia się zasadniczo do 15. dnia następnego miesiąca;
- jeżeli zgłoszono je później – zasadniczo w ciągu 15 dni od zgłoszenia żądania.
Po upływie ustawowego okresu sprzedawca zasadniczo może wystawić fakturę dobrowolnie, ale nie ma już takiego obowiązku wynikającego z samego żądania. Osobną sprawą jest faktura dla przedsiębiorcy do sprzedaży zarejestrowanej na kasie: znaczenie ma wtedy między innymi to, czy paragon zawiera numer identyfikacji podatkowej nabywcy.
Czy fakturę można wystawić wcześniej i jak uwzględnić fakturowanie elektroniczne?
Fakturę można zasadniczo wystawić nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem przedpłaty. W określonych przypadkach, między innymi przy niektórych świadczeniach okresowych, ograniczenie to nie ma zastosowania, jeżeli dokument wskazuje okres rozliczeniowy.
Wcześniejsze wystawienie faktury nie powinno być sposobem na dokumentowanie niepewnych zamówień. Jeśli transakcja nie dojdzie do skutku albo zmienią się jej warunki, może być potrzebna korekta. Do przekazania danych do płatności można wykorzystać pro formę, która nie jest fakturą podatkową.
Przy fakturowaniu w obowiązkowym systemie elektronicznym trzeba rozróżnić przygotowanie dokumentu w programie od jego skutecznego wystawienia. Znaczenie mają zasady przesyłania faktur oraz tryb działania, w tym procedury przewidziane na niedostępność systemu. Sam zapis pliku na komputerze nie daje pewności, że obowiązek został wykonany w terminie.
Co grozi za wystawienie faktury po terminie?
Spóźnienie nie powoduje, że można zrezygnować z dokumentu. Fakturę należy wystawić możliwie szybko, podając rzeczywistą datę wystawienia oraz prawidłową datę sprzedaży. Nie należy jej antydatować, żeby pozornie zachować termin.
Następnie trzeba sprawdzić rozliczenie VAT. Jeśli obowiązek podatkowy powstał wcześniej, późniejsza faktura nie przesuwa go automatycznie na bieżący okres. Może być konieczna korekta rozliczenia, dopłata podatku oraz zapłata odsetek od zaległości. Przy niektórych transakcjach moment wystawienia faktury wpływa na obowiązek podatkowy, ale przepisy określają również skutki przekroczenia terminu.
Niewystawienie faktury lub wystawienie jej po terminie może także powodować odpowiedzialność karną skarbową. Nie oznacza to jednak jednej, automatycznej kary za każde opóźnienie. Znaczenie mają okoliczności, rodzaj naruszenia i spełnienie przesłanek odpowiedzialności.
Po wykryciu spóźnienia trzeba naprawić dwa możliwe błędy: brak dokumentu oraz nieprawidłowe rozliczenie podatku. Wystawienie faktury rozwiązuje tylko pierwszy z nich.
Najprostsza kontrola terminów polega na ewidencjonowaniu dat dostaw, wykonania usług i otrzymania zaliczek, a nie wyłącznie wystawionych faktur. Dzięki temu widoczne są również transakcje, dla których dokument dopiero powinien powstać.